Засади використання АСДС Комсомольського міського суду

ЗАТВЕРДЖЕНО

зборами суддів

Комсомольського міського

суду Полтавської області

31.03.2025

 

 

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу суду

 

1.Загальні положення

 

1.1. Засади  використання автоматизованої системи документообігу суду (далі - Засади) розроблено та затверджено відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення про АСДС), вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення для визначення правил застосування Положення про АСДС.

 

1.2. Цими Засадами визначаються питання стосовно функціонування автоматизованої системи документообігу суду, особливостей здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями Комсомольського міського суду Полтавської області (далі - суд).

 

1.3. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

У разі внесення змін до Засад збори суддів суду новим рішенням затверджують відповідні зміни, які оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

 

Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи.

 

2.1. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

2.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи

у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.

2.3. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.4.  Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.

2.5. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор.

2.6. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом

 

Особливості розподілу справ між суддями.

 

3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи.

 

У разі надходження до суду у кінці робочого часу великої кількості судових справ, з урахуванням фізичного навантаження, часу необхідного для здійснення процесуальних та технічних дій працівниками апарату суду, направлених на формування по справі обліково-статистичної картки, внесення до неї необхідного обсягу інформації у справі, здійснення автоматизованого розподілу справи, проводити автоматизований розподіл судових справ (формування у справі обліково-статистичної картки, внесення до неї всієї інформації, тощо) у наступний за днем реєстрації робочий день. При цьому, кожного разу при наявності такого факту складати відповідний акт за підписом старшого секретаря суду та керівника апарату суду.

 

3.2. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за принципом випадкового обрання із загального списку суддів з урахуванням визначених коефіцієнтів навантаження.

 

Складовими при розрахунку коефіцієнту навантаження за встановленою формулою є: коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматичному розподілу, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт форми участі у справі тощо.

 

3.3. Справи розподіляються між суддями (колегіями суддів) з урахуванням їх повноважень щодо розгляду конкретної категорії судової справи.

 

Комсомольський міський суд Полтавської області, як місцевий загальний суд, спеціалізується на розгляді цивільних, кримінальних, адміністративних справ, а також справ про адміністративні правопорушення.

 

Зборами суддів суду може бути запроваджена спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій справ.

 

Розподіл справ на одного суддю.

 

3.4.Зі списку, з якого вже виключені деякі судді шляхом перевірки умов заборони, випадковим чином обирається суддя з урахуванням рішення зборів суддів щодо обрання слідчих суддів (резервних слідчих суддів), суддів уповноважених здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх (резервних суддів) та графіку чергування суддів визначеного наказом голови суду.

 

Розподіл справ на колегію суддів, визначення присяжних.

 

3.5.Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності). Судова справа розглядається колегією суддів, до складу якої входить визначений автоматизованою системою головуючий суддя.

 

Збори суддів суду можуть визначати склад постійно діючих колегій суддів.

 

 До складу постійно діючої колегії може бути включений резервний або запасний суддя на заміну основного судді зі складу колегії суддів у разі неможливості останнім здійснювати правосуддя.

 

 Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями у випадку необхідності його призначення визначеною ухвалою суду.

 

 У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України та Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних.

 

Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору. Порядок визначення присяжних встановлений кримінальним процесуальним законодавством.

 

Не бере участь у випадковому відборі присяжний у період відпустки, тимчасової непрацездатності, відрядження та в інших випадках, що унеможливлюють його участь у розгляді справи у визначений законом строк, за наявності відповідної інформації, за розпорядженням керівника апарату суду.

 

За 60 днів до кінця терміну повноважень присяжного автоматизована система не здійснює його відбір для участі у справах.

 

Розподіл справ на суддів, уповноважених здійснювати кримінальне провадження  стосовно неповнолітніх.

 

3.6.Судді (суддя), уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, обираються з числа суддів суду зборами суддів за пропозицією голови суду або за пропозицією будь-якого судді цього суду, якщо пропозиція голови суду не була підтримана, на строк не більше трьох років і можуть бути переобрані повторно. Суддею, уповноваженим здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, може бути обрано суддю зі стажем роботи суддею не менше десяти років, досвідом здійснення кримінального провадження в суді і високими морально-діловими та професійними якостями. У разі відсутності в суді суддів з необхідним стажем роботи суддя, уповноважений здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, обирається з числа суддів, які мають найбільший стаж роботи на посаді судді.

 

У разі неможливості виконання суддею, якого обрано слідчим суддею, який здійснює повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні щодо неповнолітніх в порядку, передбаченому процесуальним законом, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), його повноваження з розгляду таких справ здійснює слідчий суддя (резервний слідчий суддя), який має найбільший стаж роботи на посаді судді.

 

У разі якщо таке кримінальне провадження має здійснюватися судом колегіально, головуючим під час судового розгляду може бути лише суддя, уповноважений на здійснення кримінального провадження стосовно неповнолітніх.

 

Розподіл справ, пов’язаних з виборчим процесом.

 

3.7. У робочий час справи, пов’язанні з виборчим процесом, розподіляються серед всіх суддів.

 

На період виборчого процесу в неробочі, святкові та вихідні дні автоматизований розподіл позовних заяв (судових справ), пов’язаних з виборчим процесом, проводиться серед суддів, визначених графіками чергування, які затверджено наказом голови суду або судді, який виконує обов’язки голови суду.

 

У зазначені дні автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних з виборчим процесом, здійснюється працівниками апарату суду визначених графіками чергування працівників апарат суду, які затверджено наказом керівника апарату суду.

 

Розподіл справ між слідчими суддями, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні.

 

3.8. З числа суддів суду обираються слідчі судді (суддя), які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом

 

Слідчі судді (суддя) обираються на строк не більше трьох років і можуть бути переобрані повторно.

 

3.8.1. Судові справи розподіляються між слідчими суддями за правилами автоматизованого розподілу, та з урахування наступних особливостей.

 

У робочі дні, в тому числі у неробочий час, справи щодо судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, розподіляються серед визначених слідчих суддів.

 

У неробочі, святкові та вихідні дні автоматизований розподіл цих справ здійснюється серед суддів, визначених графіками чергування на підставі рішення зборів суддів, затверджених наказом голови суду або судді, який виконує його обов’язки.

 

У неробочий час, у неробочі, святкові та вихідні дні, у передбачених законодавством випадках, автоматизований розподіл судових справ здійснюється працівниками апарату суду визначених графіками чергування працівників апарат суду, які затверджено наказом керівника апарату суду. Цим же наказом керівника апарату суду затверджується графік чергування секретарів судових засідань у неробочий час, у неробочі, святкові та вихідні дні.

 

Розподіл судових справ шляхом передачі раніше визначеному судді, слідчому судді, колегії суддів.

 

3.9.Раніше визначеному судді, слідчому судді, колегії суддів передаються судові справи (матеріали кримінального провадження):

 

Заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору;

 

судові справи про перегляд заочного рішення;

 

заяви та клопотання з процесуальних питань, пов’язаних із виконанням судових рішень, (передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення);

 

клопотання (подання, скарги), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР);

 

клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті судом;

 

матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

 

судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

 

зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

 

заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

 

заяви про відновлення втраченого судового провадження;

 

заяви про забезпечення позову, доказів.

 

3.9.1. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді більше 14 днів, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому (повторному) розподілу, окрім справ, в яких закінчилися строки притягнення особи до адміністративної відповідальності.

 

Справи про адміністративні правопорушення, що надійшли до суду після дооформлення, а також справи, які повернулися до суду після їх направлення прокурору або органам досудового розслідування для внесення відомостей до ЄРДР, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються раніше визначеному судді, який отримав таку справу першим та який першим направив справу на доопрацювання або органам досудового розслідування для внесення відомостей до ЄРДР.

 

3.9.2. У разі відсутності раніше визначеного слідчого судді (у період відпустки судді, в дні перебування судді у відрядженні, під час тимчасової непрацездатності судді, у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду), у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення, в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ) справи та матеріали підлягають автоматичному розподілу на загальних підставах.

 

У разі надходження до суду  клопотання, скарги по кримінальній справі (кримінальному провадженню) в день, коли раніше визначений резервний слідчий суддя не є повноважним слідчим суддею, автоматичний розподіл вказаних вище судових справ здійснюється на загальних підставах, без застосування типу поєднання «Подання (клопотання, скарги) по кримінальній справі (кримінальному провадженню).

 

Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню, які підлягають передачі раніше визначеному слідчому судді, що надійшли у неробочі, святкові та вихідні дні підлягають автоматизованому розподілу серед суддів, визначених графіками чергування, які щомісячно затверджуються наказами голови суду або судді, який виконує його обов’язки і тип поєднання «Подання (клопотання, скарга) по кримінальній справі (кримінальному провадженню)» не застосовується.

 

Клопотання та скарги, що надійшли за кримінальним провадженням, за яким надходило раніше декілька клопотань та/або скарг, передаються слідчому судді, який розглядав перше клопотання (скаргу) за цим кримінальним провадженням.

 

У разі приводу затриманого, підозрюваного, за ухвалою слідчого судді для участі у розгляді клопотання про застосування запобіжного заходу у виді тримання під вартою у вихідні, святкові або неробочі дні здійснюється автоматичний розподіл такого клопотання без Правил поєднання із зазначенням єдиного унікального номеру справи поточної ОСК (тобто проставляння вручну), якщо у ці дні згідно з наказом голови суду чергує інший слідчий суддя.

 

У випадку порушення вищезазначеного порядку, а саме застосування Правил поєднання та помилкового розподілу на раніше визначеного суддю, здійснюється повторний автоматизований розподіл за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду

 

У разі надходження до суду нового клопотання та/або скарги у кримінальному провадженні, якщо слідчий суддя, що розглядав первісне клопотання за цим кримінальним провадженням не працює або матеріал (справу) неможливо передати йому з підстав, визначених у пункті вище, його слід передавати слідчому судді, який розглядав наступне клопотання за цим кримінальним провадженням, і так далі. У разі, якщо наступного слідчого судді за попереднім немає, матеріал підлягає розподілу між усіма повноважними слідчими суддями.

 

3.9.3. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні, яких перебувала або перебуває судова справа.

Судова справа (заява) підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа (заява), зазначена в 1 абз. п 3.9.3 Засад, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій або надходження до суду не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді.

 

3.9.4. Матеріали (заяви, клопотання), передбачені п.2.3.39 Положення (передача справ раніше визначеному судді), які надійшли у справах, що розглянуті у період відсутності автоматизованої системи документообігу суду (до 01.01.2011), реєструються в автоматизованій системі документообігу суду як окремі заяви та передаються раніше визначеному головуючому судді у справі шляхом додавання Протоколу розподілу (не автоматично).

 

У разі відсутності головуючого судді по справі, такі матеріали розподіляються відповідно до вимог Положення про АСДС та цих Засад.

 

3.9.5. У разі, якщо на момент надходження справи (матеріалу), яка підлягає передачі раніше визначеному складу суду (окрім, заяв про перегляд заочного рішення, заяв про роз’яснення рішення, заяв про прийняття додаткового судового рішення, зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду), головуючий суддя відсутній (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо) або за п’ять робочих днів до початку його відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.

 

Особливості повторного автоматизованого розподілу судової справи.

 

3.10. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється на підставі розпоряджень керівника апарату суду.

 

Електронні примірники розпорядження керівника апарату суду про повторний автоматизований розподіл справи вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

У разі відсутності (тимчасової відсутності) раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, такі судові справи та матеріали підлягають повторному автоматизованому розподілу за вмотивованим розпорядження керівника апарату суду, якщо відсутність (тимчасової відсутності) головуючого судді призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством.

3.10.1 Невирішені судові справи за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу справ виключно у разі, коли суддя у передбачених законом випадках не може продовжувати розгляд справи більше чотирнадцяти днів, що може перешкодити розгляду справи у строки, встановлені процесуальним законодавством.

 

3.11. Не розподіляються конкретному судді судові справи, що надійшли:

 

 за два місяці до закінчення повноважень судді;

 

 за п’ять робочих днів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від 14 (чотирнадцяти) до 18 (вісімнадцяти) календарних днів, якщо тривалість відпустки становить від 19 (дев'ятнадцяти) і більше календарних днів – за чотирнадцять календарних днів;

 

 за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить 1 (один) робочий день, за два робочих дня до початку відпустки, якщо її тривалість становить 2 (два) – 3 (три) робочих дні, за три робочих дня до початку відпустки, якщо її тривалість становить 4 (чотири) та більше робочих днів;

 

у період відпустки судді;

 

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

 

 під час тимчасової непрацездатності судді;

 

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

 

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя - з моменту прийняття рішення про призначення;

 

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

 

 3.11.1.У разі перебування судді (колегією суддів) у нарадчій кімнаті по кримінальному провадженню (справі) більше 24 годин, такий суддя бере участь у автоматизованому розподілі судових справ (окрім клопотань про застосування та продовження запобіжних заходів /особисте зобов’язання; особиста порука; застава; домашній арешт; тримання під вартою/, про здійснення приводу, про тимчасове обмеження у користуванні спеціальним правом, продовження строків досудового розслідування, надання дозволу на проведення обшуку, огляду, надання дозволу на затримання з метою приводу для розгляду клопотання про обрання запобіжного заходу.

 

При цьому справи та матеріали, передаються такому судді, якщо він є раніше визначений в судовій справі головуючий суддя, незважаючи на його перебування у нарадчій кімнаті.

 

3.11.2.Клопотання та скарги в одному кримінальному провадженню щодо вирішення питання про надання дозволу на обшук житла чи іншого володіння особи, про застосування запобіжного заходу, які підлягають передачі раніше визначеному слідчому судді,  у разі перебування такого слідчого судді у нарадчій кімнаті у кримінальному провадженню (справі) більше 24 годин, розподіляються між усіма суддями, що мають повноваження слідчого судді (в тому числі резервними слідчими суддями), у день надходження їх до суду.

 

 3.11.3.Клопотання та скарги в одному кримінальному провадженню, які підлягають передачі раніше визначеному слідчому судді (окрім щодо вирішення питання про надання дозволу на обшук житла чи іншого володіння особи та про застосування запобіжного заходу), у разі перебування такого слідчого судді у нарадчій кімнаті у кримінальному провадженню (справі) більш ніж 24 години, підлягає автоматизованому розподілу.

 

3.12. Коефіцієнт адміністративної посади для суддів, які виконують такі функції може бути визначено нижче ніж 1 за відповідним рішенням зборів суддів, але не нижче ніж 60 % порівняно з іншими суддями.

 

3.13.У випадку виявлення значної різниці у навантаженні на конкретного суддю (колегію суддів) особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ визначаються рішенням зборів суддів суду у кожному конкретному випадку за вмотивованою службовою запискою судді.

3.14.Визначення порядку внесення інформації до табелю робочого часу суддів у автоматизованій системі.

Внесення інформації до табелю робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду про відсутність судді, у зв’язку із тимчасовою непрацездатністю, а також внесення інформації про знаходження судді у нарадчій кімнаті та про інші випадки неможливості судді виконувати свої повноваження (відрядження, відпустка) здійснюється керівником апарату суду або особою, яка виконує його обов’язки, у разі наявності наказу про відрядження, відпустку чи подання службової (доповідної) записки (про перебування судді на лікарняному, у нарадчій кімнаті тощо), наявності листка непрацездатності. При цьому в примітках можливе відображення дати та часу внесення даної інформації.

У службовій (доповідній) записці, яка буде подаватися керівнику апарату суду суддею (у разі розгляду справи колегією – головуючим суддею по справі), помічником судді, секретарем судового засідання, іншою особою про знаходження судді на лікарняному, в обов’язковому порядку повинні зазначатися дата та час складання службової (доповідної) записки; про знаходження судді у нарадчій кімнаті також повинно бути зазначено дату та час складання службової (доповідної) записки та повинно бути обов’язково зазначено час видалення суду до нарадчої кімнати та час виходу судді з нарадчої кімнати.

У разі виникнення потреби у подовженні строку перебування судді у нарадчій кімнаті, про це також подається службова (доповідна записка) із зазначенням нового часу виходу суду із нарадчої кімнати.

Внесення інформації до табелю робочого часу присяжних в автоматизованій системі документообігу суду про розгляд справи за фактичною їх участю у судових засіданнях проводиться консультантом суду (по роботі з персоналом) суду на підставі наданої про це секретарем судового засідання, помічником судді, суддею інформації (із зазначенням відомостей про розгляд конкретної справи за участю відповідних народних засідателів та присяжних у наступних судових засіданнях).

3.15. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

У разі виникнення необхідності, що підтверджується матеріалами судової справи, внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи здійснюється за розпорядження керівника апарату суду на підставі доповідної записки відповідальної особи (або головуючого судді у справі).

3.16.Якщо прийнявши від канцелярії суду справу, суддя з’ясовує, що при її реєстрації канцелярією суду допущена помилка у визначенні виду провадження, категорії справи, коефіцієнту складності чи інше - суддя, у той же день, складає службову (доповідну) записку та разом із матеріалами справи передає керівнику апарата суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів, викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.

У випадку, коли допущену помилку у справі щодо визначення виду провадження, категорії справи, коефіцієнту складності тощо, було виявлено користувачем автоматизованої системи (працівник апарату суду, якому надано наказом керівника апарату суду право доступу виконувати функціональні обов’язки щодо внесення відповідної інформації до автоматизованої системи), то він, невідкладно, складає службову (доповідну) записку із зазначенням причини допущеної помилки та разом із матеріалами справи передає керівнику апарата суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів, викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.

3.17. У разі прийняття суддею ухвали про об’єднання з первісним позовом зустрічного позову, декількох позовів чи позову третьої особи, яка заявляє самостійні позовні вимоги щодо предмету спору, залучення співвідповідачів і таке інше, що може призвести до збільшення коефіцієнту навантаження - суддя, секретар судового засідання чи помічник судді надає копію відповідного процесуального документу за даним фактом (копію ухвали про об’єднання з первісним позовом зустрічного позову, про об’єднання декількох позовів чи позову третьої особи, яка заявляє самостійні позовні вимоги щодо предмету спору, залучення співвідповідачів і т.д.) (наявність електронного примірника ухвали у автоматизованій системі в стані «Оригінал»), у день ухвалення такого рішення передає до канцелярії суду для внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи.

3.18. У разі отримання документів від учасників судового процесу безпосередньо під час судового засідання, які вимагають реєстрації відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, за резолюцією судді передаються до канцелярії суду секретарем судового засідання не пізніше наступного робочого дня, після чого долучаються до матеріалів справи.

3.19. У разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється керівником апарату суду відповідно до черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням повноважень суддів щодо розгляду справи, правил поєднання судових справ, даних табеля робочого часу суддів та вимог Положення про АСДС.

3.20. У разі непрацездатності автоматизованої системи розподіл невідкладних справ, що підлягають розгляду слідчим суддею, колегією суддів, здійснюється керівником апарату суду відповідно до черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням повноважень суддів щодо розгляду справи, правил поєднання судових справ, даних табеля робочого часу суддів та вимог Положення про АСДС.

 

У разі виникнення обставин, що вимагають заміни суддів, така заміна здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) з урахуванням алфавітної черговості розташування прізвищ суддів та обставин, які виключають участь судді у розгляді конкретної справи.

 

Не пізніше наступного робочого дня після усунення вищезазначених обставин, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про АСДС інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.